Dünyanın dört bir yanındaki işletmeler COVID-19 salgını sırasında kadrolarına evden çalışma talimatı verdiler. Bir anda işler karışmaya başladı.
Böyle olmaması gerekiyordu. Hızlı internet ve akıllı mobil cihazlarla, her yerden sorunsuz çalışılabileceği düşünülmüştü.
Gel gör ki birkaç günlük evden çalışma sonrasında iş dünyası kaos içinde.
Yanlış giden ne? Uzaktan çalışmak neden bu kadar zor?
Göndermek mi, Paylaşmak mı?
Uzaktan çalışmayla ilgili sorunu anlamak için, önce bilginin işyerinde nasıl aktığını incelemek gerekiyor.
E-postalar ve telefon görüşmeleri, bir kişiden diğerine bilgi göndermemize yardımcı olur.
Ama aslında, işimizi yaparken kullandığımız dahili bilgilerin sadece küçük bir kısmı bu şekilde bize ulaşır. İhtiyacımız olan bilgilerin çoğunu, etrafımızda olup bittiği veya kolayca ulaşabildiğimiz için öğreniyoruz. Başka bir deyişle, bunlar bize gönderildiği için değil, bizimle paylaşıldığı için biliyoruz.
Ofise Gelmeden Bilgi Paylaşmak Neden Zor?
Bir an için işinizle ilgili tüm bildiklerinizin, e-posta kutunuzdaki mesajlar ve iş arkadaşlarınızla yaptığınız telefon görüşmelerinin içeriğiyle sınırlı olduğunu düşünün. Bu şartlarda çalışmak çok daha zor olurdu. Sürekli e-postalarla ve telefon görüşmeleriyle başkalarından bilgi almak için uğraşacak, iş yapmak için daha az zaman bulacaktınız..
Gerçek hayatta, ihtiyacınız olan bazı temel bilgileri almak için tek bir e-posta okumak bile gerekmez: Fiyatlara itiraz eden müşterilerin sayısı arttı mı? Ofisteki birkaç telefon görüşmesine kulak misafiri olduktan sonra bunu fark edersiniz. Yeni bir ürün hakkında çok fazla şikayet mi geliyor? Mutfakta kahve alırken bir iş arkadaşınız bundan bahseder. Bir sözleşmede bir maddeye bakmanız mı gerekiyor? Raftan alıp okursunuz.
Modern ofisler sadece insanların çalıştığı yerler değildir. Bunlar aynı zamanda bilgi paylaşılan ortamlardır.
İşte bu yüzden evden çalışmaya geçiş bu kadar sancılı oluyor: Paylaşım ortamamızın dışına çıkınca, işimizi etkin biçimde yapabilmek için gereken bilgileri alamıyoruz.
Bilgiyi verimli bir şekilde göndermek için tasarlanan iletişim araçları, bilgiyi paylaşmak söz konusu olduğunda hiç de faydalı olmuyor. Her şeyi herkese postalamak, iş arkadaşlarının çalışmalarını takip edebilmek için uzun telefon görüşmeleri yapmak, bilgi paylaşımı için tasarlanmış hoş bir ortamın yerini tutmuyor.
Peki alternatif nedir? Her gün sekiz saat aynı ofise gelmeden nasıl bilgi paylaşabilir ve bağlantıda kalabiliriz?
Haber Akışı: Paylaşmanın Daha İyi Bir Yolu
Şaşırtıcı bir şekilde, bu sorunu kişisel düzeyde nasıl çözeceğimizi hepimiz biliyoruz. Sadece işletmeler şimdiye kadar çok fazla kullanmayı düşünmemişlerdi.
On yıldan uzun bir süredir, bireyler tatil fotoğraflarından doğum günlerine ve politik görüşlere kadar her şeyi elektronik ağlarda kolayca paylaşıyorlar. Bu kadar fazla noktadan gelen yüklü bilgiyi kolayca sindirilebilir kılan arayüz haber akışıdır .
Haber akışı, büyük miktarda bilgiyi hızla gözden geçirmek ve önemli şeylere hızlı bir şekilde odaklanmak için çok verimli bir yoldur. Asansör beklerken bile arkadaşlarınız ve aile üyelerinizden düzinelerce paylaşımı gözden geçirip hepsi hakkında güncel bilgi edinebilirsiniz. Bunların hepsi tatile nereye gittiklerini, bu hafta kimlerin doğum günü olduğunu, hangi görüşü neden desteklediklerini e-postalar göndererek veya telefon ederek anlatmaya çalışsalar ne kadar zamanınızı harcayacağınızı düşünün.
TeamGram: İşletmenizin Haber Akışı
TeamGram’ın haber akışını, şirket içindeki bilgileri paylaşmayı ve sindirmeyi kolaylaştırmak için oluşturduk. Müşteri toplantı notlarından üretim programlarına kadar her şeyi anında yayınlamak ve paylaşmak için kullanabilirsiniz. Her paylaşıma resimler, videolar, ses klipleri, PDF belgeleri, çizimler, hatta hashtag’ler ve coğrafi konum koordinatları ekleyebilirsiniz.
TeamGram’da paylaşılan notlar, çalışanlar arasında etkileşimleri teşvik eder: Kullanıcılar birbirlerinin notlarını beğenebilir ve yorum yazabilir. Ekip arkadaşları, yaptıkları paylaşımlarla etkileşime girdiğinde mobil bildirimler bile alırlar.
Takımları Bir Araya Getirmek İçin Tasarladık
Şirket içi haber akışı, her ekip üyesinin fiziksel konumundan bağımsız olarak birlikte çalışma ve bilgi paylaşımına yardımcı olur.
Ekibin herhangi bir üyesi, diğerlerinin ne üzerinde çalıştığını anında görebilir, diğerlerini çalışmaları hakkında bilgilendirebilir ve herkes aynı odada çalışırken bile mümkün olmayacak kadar rahat bilgi paylaşabilir.
Haber Akışında Herkes Yıldız Olabilir
Bir işletmeye büyük katkıda bulunan ama yaptıkları işler fark edilmeyenler olabilir. Uzak bir yerde, farklı zamanlarda çalışıyor olabilirler veya organizasyonun yapısı onların başkalarınca fark edilmesini zorlaştırıyor olabilir.
Bugüne kadar kimsenin dikkatini çekmeyen bu kahramanlar da, haber akışında herkes gibi görünür hale gelir, çalışmaları için daha fazla takdir edilir, yaptıkları işten daha fazla tatmin olurlar.
Haber akışı, tüm ekip üyelerinin şirketin geri kalanına ve yöneticilerine yaptıkları harika çalışmaları göstermeleri için mükemmel bir ortam sağlar.
Haber Akışındaki Bilgileri Düzenlemek
Ekibin her üyesi her gün onlarca kısa not paylaştığında, haber akışında çok miktarda değerli bilgi birikmeye başlar.
Bu bilgileri daha da kullanışlı hale getirmek için çeşitli düzenleme mekanizmaları vardır:
- Notları CRM kayıtlarına bağlama: Notları müşterilere, iş fırsatlarına veya diğer CRM kayıtlarına bağlayabilirsiniz. Böylece daha sonra, CRM kaydını inceleyen herkes bu kayıt hakkında yayınlanan notlara da kolayca erişebilir. Bu, bir müşterinin veya iş fırsatının geçmişini bir bakışla kavramanızı kolaylaştırır.
- #Hashtag’ler: Bunlar farklı notların bağlanmasına yardımcı olan metin parçacıklarıdır. Bir nottaki #hashtag’e tıklayarak aynı #hashtag’le işaretlenmiş tüm notları kolayca listeleyebilirsiniz. Örneğin, #MüşteriŞikayeti gibi bir hashtag kullanarak, şikayet çağrılarıyla ilgili tüm notları hızlı bir şekilde listeleyebilirsiniz.
- Filtreler: Notlara filtre uygulayabilirsiniz. Böylece haber akışının sadece ilgilendiğiniz notları göstermesini sağlayabilirsiniz. Bunun sık kullanılan bir şekli, yalnızca belirli bir departmanın üyeleri tarafından yazılan notları görüntülemektir.
İşletmenizin Ortak Hafızası
TeamGram sonsuz sayıda not yayınlamanıza ve bunları süresiz olarak saklamanıza izin verir. Onu kullanarak paylaşımlı bir bilgi tabanı veya sonsuza kadar her şey hakkında her şeyi hatırlayan kurumsal bir bellek oluşturabilirsiniz.
Böylece işletmeniz için önemli bilgiler kişisel e-posta kutularına hapsedilmez, insanlar iş değiştirdiğinde kaybolmaz.
Her Aradığını Bulabilmek
TeamGram’ın tümleşik arama motoru, her notu ve diğer kayıt türlerini anında dizine ekler. Belirli bir ürünü, müşteriyi veya herhangi bir anahtar kelime kombinasyonunu içeren notlar kolayca listelenebilir.
TeamGram Ekibi, Kendi Haber Akışını Nasıl Kullanıyor?
TeamGram’da üç kıtada farklı saat dilimlerinde çalışan ekip üyelerimiz var. Çoğumuz diğer ekip üyelerinden uzakta çalışıyoruz ve bazen çakışan çalışma saatlerimiz bile olmuyor. Bizim için, ekiplerimizi senkronize etmek ve bağlı tutmak için haber akışı vazgeçilmez bir araç.
TeamGram’da bir ekip üyesi için tipik bir iş günü, diğer bölgelerdeki ekip üyeleri tarafından paylaşılan notlara göz atmakla başlar. Bu, biz uyurken iş arkadaşlarımızın üzerinde çalıştıkları her şeyi hızla yakalamamıza yardımcı olur. Ardından, devam eden konuları sorunsuz bir şekilde devir alır ve bunlar üzerinde çalışırken kendi notlarımızı paylaşmaya devam ederiz. Paylaşımlarımızı ilgili şirketler, kontaklar, satış fırsatları, sorun raporları gibi CRM kayıtlarıyla ilişkilendirmeye devam ederiz. Aynı müşteriyle farklı zamanlarda farklı kişiler ilgilense bile, hepsinin yaptıklarını izleyebilir ve kesintisiz bir müşteri deneyimi sağlarız.
TeamGram’ın haber akışı, nerede olursak olalım birbirimizle yakın temas halinde kalmamızı ve diğer iş arkadaşlarımızın yaptıklarından her zaman haberdar olmamızı sağlar.
Haber akışı özelliği tüm TeamGram abonelik planlarına dahildir, Kullanıcıların yayınlayabileceği not ve yorum sayısında sınır yoktur.