İyi tasarlanmış bir satış süreci yalnızca aşamalardan oluşan bir kontrol listesi değil, aynı zamanda etkili ve ölçeklenebilir bir satış operasyonunun da temelidir. Ekibin düzenli çalışmasını sağlar, ilerlemeyi takip etmeye yardımcı olur ve doğru zamanda doğru fırsatlara odaklanmayı kolaylaştırır. Ancak CRM ile satışları yönetmeye başlamadan önce, ekibinizin satış yapma şeklini gerçekçi biçimde yansıtan bir yapı oluşturmalısınız.
Bu yazıda, yüksek performanslı bir satış süreci oluşturmak için gerekli temel adımları inceleyeceğiz: doğru aşamaları belirlemek, kaç aşama gerektiğine karar vermek, birden fazla satış sürecine ihtiyaç olup olmadığını değerlendirmek ve her aşamayı net ve anlaşılır şekilde adlandırmak.
Satış Sürecinizin Aşamalarını Tanımlayın
Satış süreciniz, gerçek satış yapma şeklinizi yansıtmalı, basmakalıp olmamalı.
Sürecin her aşaması, bir fırsatın ilk temastan satış kapanışına kadar geçtiği önemli bir adımı temsil eder.
Aşamaları belirlemek için şu soruları sorun:
- Satış sürecimizdeki temel adımlar neler?
- Bir aşamadan diğerine geçişi hangi olay veya eylem tetikliyor?
- İlk ilgi aşamasını gerçek satın alma niyetinden nasıl ayırt ederiz?
Kurumsal satışlarda sık kullanılan aşamalara örnekler:
- İhtiyaç Analizi – Müşterinin hedeflerinin ve ihtiyaçlarının anlaşılması
- Teklif Talebi Alındı – Müşteri resmi teklif istedi, ama henüz teklif verilmedi
- Teklif Gönderildi – Müşteriye teklif sunuldu
- Pazarlık – Fiyat, kapsam veya şartlar üzerinde görüşülüyor
- Kapanış – Anlaşmanın sonuçlandırıldığı son adımlar
Satış döngünüzün uzunluğu, sunduğunuz ürün veya hizmet türü ya da sektörünüz bu yapıyı değiştirebilir. Önemli olan, her aşamanın satın alma yolculuğunda gözlemlenebilir ve tutarlı bir noktayı temsil etmesidir.
Satış Süreci Görünümünde Kaç Aşama Olmalı?
Evrensel bir kural yok, ancak çoğu satış süreci 4 ila 7 aşama arasında en verimli sonucu verir.
Aşama sayısı az olursa süreç görünürlüğü yetersiz kalabilir. Çok fazla aşama olması ise süreci karmaşıklaştırır, ekibi yavaşlatır ve raporlamayı zorlaştırır.
Genel bir kılavuz olarak:
- Hızlı, işlem odaklı satışlar için daha az aşama
- Uzun ve danışmanlık içeren satışlar için daha fazla aşama
Eğer bazı aşamalar karar alma süreçlerini ya da tahminleri etkilemiyorsa, görünümünüz gereksiz yere karmaşık hale gelmiş olabilir.
Birden Fazla Satış Sürecine İhtiyacınız Var mı?
Bazı durumlarda evet. Mesela ürün veya müşteri gruplarınız çok farklıysa ve bunlar için farklı adımlar uyguluyorsanız ayrı süreçlerle çalışmak performans yönetimini kolaylaştırabilir.
Aşağıdaki durumlarda birden fazla süreç tanımlamayı düşünün:
- Satış süreçleri ürün, hizmet ya da müşteri türüne göre ciddi şekilde değişiyorsa
- Farklı pazar segmentlerine hizmet veriyorsanız
- Tek seferlik satışlarla yinelenen satışları ayrı takip etmek istiyorsanız
Ancak gereksiz karmaşıklıktan kaçının. İyi yapılandırılmış tek bir süreçle başlayın, yalnızca gerçekten ihtiyaç varsa yenilerini ekleyin.
Aşamaları Anlaşılır Şekilde İsimlendirin
Aşama adları önemlidir. Her ekip üyesinin fırsatın tam olarak nerede olduğunu anlayabilmesi için açık, spesifik ve eylem odaklı aşama isimleri seçin.
İlerliyor gibi belirsiz aşama isimlerinden kaçının. Bunlar genellikle netlik olmayan veya duraksayan fırsatlar için genel bir etiket haline gelir.
Bunun yerine şunları tercih edin:
- Belirli bir olayı tanımlayan adlar (örneğin: Teklif Gönderildi, Demo Tamamlandı)
- Aktif bir durumu yansıtan ifadeler (örneğin: Pazarlık Ediliyor, Teklif Hazırlanıyor)
Eğer olay bazlı adlar kullanıyorsanız, bu olayın ne zaman gerçekleştiği net olmalı.
Örneğin, bir aşamaya Teklif adını verirseniz herkes bunu farklı yorumlayabilir. Bazıları müşterinin teklif istediği fırsatları buraya koyar, bazıları da teklif verilmiş fırsatları. Teklif Gönderildi gibi net bir adlandırma karışıklığı önler.
Durum bazlı adlar kullanıyorsanız, geçiş kriterlerini net şekilde tanımlayın. Örneğin şu durumu düşünün:
- Aşama 1: Çözüm Sunuluyor
- Aşama 2: Teklif Hazırlanıyor
Buna göre müşteri temsilcisi sunumu tamamladı ama henüz teklif istenmediyse fırsatın hangi aşamada olması gerektiği belirsiz olur.
Yanlış yerleştirilmiş fırsatlar, satış sürecini yanlış değerlendirilmesine, ekiple yöneticiler arasındaki iletişimin bozulmasına yol açabilir.
Sorunları önlemek için fırsatların hangi şartlar gerçekleşince bir aşamaya gireceğini ve ne olunca bir sonraki aşamaya geçeceğini net şekilde tanımlayın.
Duraksama Eşiklerini Belirleyin
Aşamalarınızı belirledikten sonra, bir fırsatın normal şartlarda her aşamada ne kadar kalacağını düşünün.
Zamanlamalar fırsata göre değişse de genel bir ölçü belirlemek sorunları erkenden tespit etmenizi sağlar.
Örneğin, bir teklifin teklif talebinden sonra 3–5 gün içinde gönderilmesi bekleniyorsa, ama bir fırsat “Teklif Gönderildi”aşamasında 2 haftadır duruyorsa, bu durum kontrol edilmelidir.
TeamGram CRM bu kontrolleri kolaylaştırır.
Her aşama için duraksama eşikleri tanımlayabilirsiniz. Bu süreyi aşan fırsatlar otomatik olarak işaretlenir. Bu sayede yöneticiler zamanında aksiyon alabilir.
Özet
Etkili bir satış süreci oluşturmak, birkaç aşama adı belirlemekten çok daha fazlasıdır.
Gerçek satış sürecinizi yansıtan, net ve takip edilebilir bir yapı tasarlamak gerekir.
- Müşterilerin geçtiği gerçek adımlardan başlayın
- Aşamaları sade, anlamlı ve net tutun
- Duraksayan fırsatları tespit edebilmek için bekleme sınırları ekleyin
- Sürecinizin karışıklık değil, netlik sağlamasını hedefleyin
İyi yapılandırılmış bir satış süreci ekibinize netlik kazandırır, fırsatların kontrolünü artırır, tahminleri iyileştirir ve büyümeyi destekler.